För alla företag är löneadministration en kritisk aspekt. Det gäller inte bara att sända ut löner på utsatt tid, utan också att försäkra sig om att allt är riktigt och i överensstämmelse med nuvarande lagstiftning. Ett företag i Sverige som valde Beviso Ekonomibyrå AB för denna uppgift har nyligen stött på flera problem som ifrågasätter företagets pålitlighet.
Chaos under semestern och dålig kommunikation
Under juli månad inkom löneunderlagen från det anlitande företaget till Beviso. De fick ett autosvar som informerade om att den person som var ansvarig var på semester. Försök att kontakta en annan medarbetare misslyckades också. I en brådskande åtgärd för att säkerställa att löner skulle utbetalas i tid, skickade företaget e-post till alla Beviso-medarbetare. Slutligen anlände löner, men de var felaktiga och utan chans för företaget att kontrollera dem innan de betalades ut.
Istället för att bemöta kritiken och förbättra sin service valde Beviso att avsluta sitt samarbete med företaget. Detta ägde rum samma dag som löneunderlagen för nästa månad skulle inkomma, vilket kan uppfattas som en slags “vedergällning” eftersom företaget hade kontaktat andra Beviso-medarbetare om den dåliga servicen.
Kvalitetsbrist och höga kostnader
Vid en genomgång av tidigare löneutbetalningar visade det sig att det inte var första gången som fel hade begåtts. Flera anställda hade fel antal semesterdagar registrerade, och andra fel hade också smugit sig in. För en tjänst som kostade över 3000 kr i månaden, var detta oacceptabelt. Det framkom att Beviso i princip bara hade kopierat data från en Excel-fil till ett löneprogram, utan någon form av kvalitetskontroll. Med en uppskattad tidsåtgång på en kvart för detta arbete, skulle timkostnaden bli astronomiska 12 000 kr.
Slutsats och rekommendation med varning
Det drabbade företaget har nu bytt till en annan löneadministratör och betalar per timme för bevisad kompetens. De är glada att ha lämnat Beviso bakom sig och varnar andra företag för att anlita dem. Om du är en potentiell kund till Beviso Ekonomibyrå AB, bör du tänka dig för en extra gång. Det finns en risk att du, precis som det drabbade företaget, får betala dyrt för en tjänst som inte lever upp till förväntningarna.
Notis till nuvarande Beviso Ekonomibyrå AB klienter
Om du redan är en kund hos Beviso, rekommenderar vi starkt att du noggrant granskar och kontrollerar alla aspekter av den tjänst du får.Detta innebär en granskning av sådana saker som tidigare lönebetalningar, antal semesterdagar och andra viktiga element.Det är en risk att du kommer att hitta fel och luckor som måste åtgärdas, och det kan vara en god idé att se över andra alternativ för löneadministration.